Als (freelance/interim) webmaster kun je het vaak heel snel druk krijgen met vragen en verzoeken vanuit verschillende hoeken binnen een organisatie.
Je bent immers als (freelance/interim) webmaster verantwoordelijk voor het onderhoud, up-to-date houden en vernieuwen/verbeteren van internet/intranet sites.
Hoe zorg je voor structuur, hoe zorg je ervoor dat zaken afgerond worden; dat klanten naar tevredenheid geholpen worden?
Een (freelance/interim) webmaster werkt aan projecten (gefaseerd en in activiteiten onderverdeeld) en houdt zich daarnaast bezig met het verhelpen van ad-hoc incidenten.
Voorbeeld een dag uit het leven van een (freelance/interim) webmaster:
- opstellen testplan project X
- mailen/bellen met leveranciers X en Y
- Gebruiker A rechten toekennen binnen CMS
- Marketingmanager adviseren m.b.t. mogelijkheden nieuwsbrief
- Beantwoorden mailtjes van projectleiders, collega’s
- Medewerker Y helpen met probleem contentbeheer CMS
- Bijwonen (reguliere) vergadering van een uur
Een (freelance/interim) webmaster kan al gauw met veel taken bezig zijn die totaal van elkaar verschillen. Er ontbreekt focus/prioriteit.
Vaak betekent dit dat er bepaalde zaken niet (op tijd) afgehandeld worden vanwege de grote hoeveelheid taken, maar ook het ontbreken van duidelijke prioritering.
Met KANBAN deze uitdaging aangaan?
In het kort:
- Visualiseer taken – Toon alles op een boord, zodat iedereen kan zien wat er speelt
- Limiteer het aantal uit te voeren taken – Werk bijv. maximaal aan 2 taken, zodat je focus houdt. Pas als een taak is afgerond, start je met de volgende taak/activiteit.
- Beheer de “flow” – meet hoe lang het duurt om taken van start tot afronding te late flowen. Waar zaten de bottlenecks? Hoe kan dit voorkmen worden in de toekomst?
- Samenwerken/evalueren/verbeteren – kanban laat je vrij om het proces anders in te richten voor een betere flow/resultaat. Bespreek samen met collega’s hoe zaken efficienter/effectiever aangepakt kunnen worden. Leer van empirisch onderzoek.
Persoonlijk vind ik dit een goede hulpmiddel om zaken te prioriteren en organiseren. Het zorgt ook voor meer binding/teamgevoel. Door commitment/intensieve samenwerking wordt de communicatie met collega’s beter en is de kans dat een gewenste resultaat wordt bereikt groter.
Daarnaast is het simpel te implementeren; het schrijft niet allerlei zaken voor (in tegenstelling tot andere procesmethodieken), waardoor je vrij bent om zaken pragmatisch in te vullen.
Ik ga deze post nog uitbreiden met real-life cases ;D.