Situatie

In het verleden is bij het Loodswezen de invoering van een DMS (OpenText) mislukt, omdat dit te groot en top-down werd aangepakt. Naar aanleiding van deze ervaringen wilde men dit klein en Agile aanpakken.

Vraag: hoe zorgen we ervoor dat men het juiste document terugvindt (verbeter zoekervaring), dat er op een uniforme manier wordt samengewerkt (waar begin ik?) en dat men met de juiste versies werken?

Aanpak (user-centered-design en agile)

Interviews en groepssessies met stakeholders vanuit de verschillende regio’s
Strips/comics om processen te visualiseren
Wireframing
Custom development (Angular, fabric UI, Microsoft Flow/Nintex)
Usability testing

visualisatie proces van wijziging reglement

document sidepanel met o.a. gerelateerde documenten, status document en metadata

Resultaat

Een gebruiksvriendelijk DMS wat snel door de stakeholders werd omarmd.
De POC liep qua tijd wel uit omdat de maatwerk (in code) werd onderschat. Desalniettemin werd het eindproduct geaccepteerd en werd er duidelijk draagvlak gecreëerd bij alle regio’s. Dit was niet eerder gebeurd binnen het Loodswezen.